Agentursoftware 2026 im Check: Warum ich mich gegen helloHQ entschieden habe

Als Gründer von baseplus® habe ich 20 Jahre Erfahrung als Inhaber einer Digitalagentur. Heute, im Jahre 2026 habe ich neu gegründet und spreche mit der Marke ESTIQ® die Fachärzte für Plastische und Ästhetische Chirurgie an. Ich liebe Neues, Fortschritt, AI und Arbeitserleichterungen und teste regelmäßig Tools, die uns Zeit und Nerven sparen sollen. helloHQ aus Hamburg wirbt mit dem stärksten All-in-One-Versprechen im deutschsprachigen Raum: „Vom ersten Hallo im Angebot bis zum Danke auf der Rechnung – alles in einer modernen, cloud-basierten Komplettlösung.“

Ich habe die 14-tägige Testphase intensiv genutzt (freundlicher Weise hat man uns die deutlich verlängert), die offizielle Website, Preisseite und Helpcenter analysiert und zusätzlich Bewertungen auf OMR Reviews (4,3/5 bei 102 Bewertungen) sowie trusted.de (3,6/5 bei 83 Bewertungen, teilweise deutlich schlechter auf App-Stores) gecheckt. Das Ergebnis: Viele gute Ideen, aber 30 harte Dealbreaker, die für uns 2026 nicht mehr tragbar sind. Heute stelle ich 7 vor. Wichtig: Dieser Beitrag spiegelt meine eigene Meinung. Macht Euch bitte einen eigenen Eindruck von der Software. Vielleicht bewertet Ihr das anders.

1. „Vollständig anpassbares Design an Dein Corporate Design“ – nur fast

Auf der helloHQ-Website steht wörtlich: „Vollständig anpassbares Design an das Corporate Design (CD) im Belegwesen“ und „eigenes Belegdesign“.

In der Praxis lassen sich Farben, Logo und grundlegende Elemente ändern – aber nicht 100 %. Schriftarten, Abstände, Tabellen-Layouts oder die exakte Positionierung von Blöcken bleiben eingeschränkt. Für eine Agentur mit mittelmäßigem Anspruch ist das völlig OK. Für eine Agentur mit hohem Anspruch an Leistunge und Design, die ihren Kunden professionelle, markenkonforme Belege liefert, ist das ein No-Go. Wir wollen keine Kompromisse bei der Außenwirkung. Anstatt einer dicken, unansehnlichen Line, wollte ich z.B. eine hauchdünne Linie als Trenner in den Angeboten. Fehlanzeige: Du wählst die dünnste Option aus und dennoch: Die Linie ist unattraktiv dick und Dein Angebot ist so nicht unbedingt attraktiv. Das Auge isst nun einmal mit (gerade, wenn Du Design „auf höchstem Niveau“ anbietest.

2. Artikel- bzw. Positionsnummern auf Angeboten und Rechnungen? Fehlanzeige

Wir arbeiten mit klaren internen Codes (z. B. WW-1000 = Website-Wartung, SEO-1000 = SEO-Audit). Diese Nummern müssen zwingend auf jedem Beleg erscheinen – für unser internes Controlling und für den Kunden. Unfassbar aber wahr: helloHQ bietet keine Möglichkeit, Artikelnummern/Positionsnummern auszugeben. Weder im Standard- noch im Pro-Tarif. Das ist bei einer Agentursoftware 2026 schlicht nicht mehr zeitgemäß. Man stelle sich ein großes Angebot mit 15 oder 20 Seiten vor: Der Kunde hat schlichtweg nicht die Möglichkeit zu sagen „Der Artikel SEO-1006“ interessieret mich.

3. Projektplanung ohne attraktive Gantt-Übersicht und Abhängigkeiten

helloHQ bewirbt „Projektplanung mit Timings und Aufgabenpaketen“ und Ressourcenplanung per Drag-and-Drop. Was fehlt: Eine attraktive Gantt-Ansicht (weder auf der Website noch im Helpcenter erwähnt – im Gegensatz zu fast allen ernstzunehmenden Alternativen). Keine Abhängigkeiten zwischen Aufgaben auf dem Niveau, auf dem ich das einem guten Projektmanager zur Verfügung stellen möchte. Keine automatische Benachrichtigung der Beteiligten bei Verschiebungen. Wer einmal mit echten Gantt-Tools (awork, monday.com, Scoro etc.) gearbeitet hat, merkt sofort: Das hier ist nur eine erweiterte Kanban-Liste mit Timings.

4. Belegerfassung 2026: Immer noch Steinzeit

helloHQ hat im Pro-Tarif OCR-Scan für Eingangsrechnungen – das ist okay. Ärgerlich hierbei ist, dass man uns beim Onboarding gesagt hat diese Funktion gäbe es nicht. Nur, um es ein paar Tage später zu revidieren. Plötzlich geht „OCR“ doch. Aber: Keine mobile Foto-Erfassung mit KI-Erkennung für Ausgangs- oder Eingangsbelege. Kein automatischer Bankabgleich, der Zahlungen erkennt und Belege als „bezahlt“ markiert.

Easybill, SevDesk, lexoffice oder sogar kleinere Tools können das seit Jahren. 2026 sollte das bei einer „modernen Agentursoftware“ Standard sein.

5. Keine Click-to-Call-Integration mit unserer Placetel-Telefonanlage

Wir telefonieren täglich aus der Software heraus. helloHQ listet Integrationen wie Datev, Jira, Personio, Zapier – aber keine native Placetel-Anbindung (auch nicht über Zapier sinnvoll nutzbar). Wieder ein kleiner, aber im Alltag extrem nerviger Bruch.

6. Controlling: „Individuelles Controlling“ – aber nicht alle Kosten erfassbar

Das Finanzcontrolling zeigt Umsatz, Plankosten, Leistungscontrolling und Dashboards.

Was fehlt: Die Möglichkeit, sämtliche Kosten (Lizenzkosten, Tools, externe Dienstleister, Reisekosten etc.) sauber pro Kunde/Projekt zuzuordnen. Auch Gemeinkostenumverteilung nach Schlüssel: Fehlanzeige. Ohne das kann ich per Klick nicht sehen, welcher Kunde wirklich DB1/DB2-positiv ist und welcher uns Geld kostet. Genau das ist aber der entscheidende KPI einer profitablen Agentur. Genau das würde ich jedem Kollegen empfehlen.

7. Fehlende KI-Integration: Keine Hilfen, keine Erleichterungen – im Jahr 2026 ein echtes Armutszeugnis

Ehrlich gesagt ist es vielleicht meine Schuld, dass ich das als selbstverständlich angesehen habe. Als ich keine Spur von AI-Helfern im Backend gefunden habe, fing ich an mich noch genauer auf der Website umzusehen: helloHQ weist auf seiner gesamten Website, in der Preistabelle und im Helpcenter kein einziges KI-Feature aus. Nicht einmal ein kleiner Hinweis auf „KI-gestützte Texterstellung“, „smarte Vorschläge“, „automatische Projekt-Risikoerkennung“ oder einen Chat-Assistenten.

Konkret fehlt:

• KI-Textgenerierung für Angebote, Rechnungsbeschreibungen oder Projekt-Notizen

• Intelligente Belegprüfung oder automatische Kategorisierung über einfache OCR hinaus

• KI-gestützte Ressourcenplanung, Umsatzprognosen oder Warnungen bei Budgetüberschreitungen

• Ein smarter Assistent, der aus E-Mails automatisch Aufgaben erstellt oder Abhängigkeiten vorschlägt

• Ein smarter Assistent, der aus E-Mails automatisch Aufgaben erstellt oder Abhängigkeiten vorschlägt
• Im Grunde: ALLES.

• Während 2026 nahezu jede ernstzunehmende Agentursoftware generative KI einsetzt, um tägliche Arbeit spürbar zu erleichtern, bleibt helloHQ komplett analog. Das ist kein „noch nicht umgesetzt“ – das ist eine bewusste Entscheidung gegen moderne Technologie.

Genau das kritisieren auch andere Nutzer seit Jahren. Auf trusted.de (verifizierte Bewertungen) heißt es wiederholt: „Wichtige Feature Requests werden kommentarlos mit ‚nicht geplant‘ markiert.“ (Philipp) „Die Entwicklung geht kaum auf Feedback der Kunden ein.“ „Versprechen nicht eingehalten […] nicht praxistauglich für Agenturen.“ (René, Feb 2020)

Und auf OMR Reviews (Stand 2026) taucht in der aggregierten Zusammenfassung der 102 Bewertungen kein einziges Mal das Wort „KI“ oder „AI“ auf – weder positiv noch negativ. Das spricht Bände.

Wer heute eine Agentursoftware kauft, erwartet echte Erleichterung durch KI. helloHQ liefert stattdessen genau das Gegenteil: mehr manuelle Arbeit, weil die Software selbst keine Intelligenz mitbringt.

Das veraltete Preismodell: 1-Jahres-Bindung im Jahr 2026

Alle Tarife werden „im 1. Vertragsjahr“ günstiger angeboten, danach steigen die Preise automatisch (z. B. Team von 29,75 € auf 35 € pro User/Monat). Alte AGBs (noch einsehbar) und User-Berichte auf trusted.de bestätigen: Verträge verlängern sich automatisch um ein weiteres Jahr, Kündigung ist unkompliziert nur zum Ende der Laufzeit möglich. 2026 sind monatlich kündbare SaaS-Lösungen (awork, Teamleader Orbit, Allfred, Scoro etc.) längst Standard. Eine 12-Monats-Bindung mit automatischer Verlängerung ist schlicht nicht mehr zeitgemäß und dient eher dem Vertrieb als dem Kunden. Ich finde das schlichtweg kundenunfreundlich und ehrlich gesagt mit nichts, außer einer guten ARR-Quote für den Investor, zu rechtfertigen. Der Kundensupport ist freundlich im Ton aber meiner Meinung nach nicht in der echten Ambition Kunden wirklich ehrlich helfen zu wollen.

Was sagen andere Nutzer?

• trusted.de (ältere, aber verifizierte Bewertungen): „Unperformant“, „Suche taugt nichts“, „Feature-Requests werden ignoriert oder kommentarlos abgelehnt“, „sehr unkooperativ beim Vertragsausstieg“, „einfacher in Word Rechnungen schreiben“.
• OMR Reviews (aktueller): Lob für Support und Zentralisierung, aber Kritik an „gelegentlich langsamen Ladezeiten“ und „fehlenden Anpassungsoptionen“. Das neue Finanzprozess-Update brachte auch neue Bugs.

Fazit

helloHQ ist eine solide Software für Agenturen, die mit dem Funktionsumfang 2019–2022 zufrieden sind und keine hohen Ansprüche an Design-Anpassung, moderne Belegerfassung, echte Projektplanung und volle Kostentransparenz haben. Aufgrund meiner Historie (ich habe früher ProAd eingesetzt – aber das ist noch veralteter) hat man uns angeboten uns intensiv zu „onboarden“. Das ist nett, macht aber keinen Sinn, da es kein belastbares „Board“ zum „On-Boarden“ für mich gibt. Aus dem Vertrag will man uns nicht rauslassen, obwohl wir die Software nicht einsetzen und auch diverse Fehlinformationen reklamiert haben, weil wir „einen Vertrag unter Kaufleuten“ haben. Schade, denn das passt in keinster Weise zu meiner Vorstellung von Kundenfreundlichkeit. Ich bin mir sicher, dass andere in ähnlichen Situationen auf Fehlberatung klagen würden. Mir fehlt dazu die Zeit und vielleicht hätte ich alles vorher auch intensiver eigenständig prüfen müssen (siehe Passage AI). Ich übernehme meinen Teil der Verantwortung. An der Software ändert das nichts.

Für uns im Jahr 2026 war das Paket aus fehlenden Kernfeatures + veraltetem Bindungsmodell ein klares „Nein“. Wir bleiben bei der Kombi aus awork für’s Projektmanagement, easybill für die Abrechnung (beide kommunizieren miteinander über eine API) und Hubspot als CRM – monatlich kündbar, mit allen genannten Funktionen und deutlich besserer Anpassbarkeit. Dann werden wir Stück für Stück alles zu Hubspot ziehen, wozu uns jetzt im Aufbau die Zeit fehlt. Aber dann haben wir saubere Daten und wir sprechen nur noch von einer Migration.

Hast du ähnliche Erfahrungen mit helloHQ oder einer anderen Agentursoftware gemacht? Schreib mir gern eine E-Mail – ich antworte immer.